Depuis le début de la crise sanitaire, de plus en plus d’entreprises choisissent la signature électronique. Avec la généralisation du télétravail, pouvoir signer à distance est devenu primordial pour que de nombreuses entreprises continuent d’exister.
La signature électronique, ou l’e-signature : le nouvel outil indispensable
La signature électronique est un processus permettant de garantir l’intégrité d’un document numérique et d’en authentifier son auteur. Elle possède la même valeur légale qu’une signature manuscrite.
En garantissant l’intégrité du document, elle permet de se prémunir d’une altération entre la consultation et la signature. En authentifiant l’auteur, elle s’assure de l’identité du signataire. À l’inverse de la signature scannée, elle agit comme preuve du consentement des bénéficiaires.
Cette dernière permet de signer des documents tels que :
- des factures
- des devis
- des bons de commande
- des contrats de travail
- des mandats et compromis de vente
- des documents comptables
- des documents juridiques
- des actes notariés
Les bénéfices de cette signature numérique
Gain de temps et d’argent, la signature électronique est un outil avantageux. En l’intégrant aux démarches de votre entreprise, vous mettez un premier pied dans la transition numérique.
C’est d’abord un outil qui facilite l’échange et l’envoi de documents. Vous pouvez désormais les suivre en temps réel depuis votre ordinateur ou votre smartphone. Elle permet aussi l’accélération des processus de signature : en quelques clics, c’est réglé.
Elle vous offre aussi la possibilité d’automatiser vos démarches. Que ce soit pour amener à la signature ou pour gérer l’après signature (l’envoi de documents par exemple), vous pouvez désormais mettre en place des processus systématiques qui faciliteront votre travail.
Intégrer la signature électronique
Il existe actuellement trois sortes de signatures électroniques. Celles-ci sont réparties par niveaux de sûreté : plus votre document est important, plus la signature choisie doit être fiable.
- Le premier niveau est la signature électronique standard ou signature électronique manuscrite, ou encore signature numérique. Elle a une valeur juridique limitée, car elle ne permet pas d’identifier le signataire. C’est de cette signature qu’il s’agit lorsque vous entrez le code de crédit ou que vous signez manuellement sur un écran lors du reçu d’un colis. Elle est plus souvent utilisée pour les processus internes aux entreprises.
- Le second niveau est la signature électronique avancée. C’est la plus populaire chez les entreprises. Elle permet de lier une signature à son auteur, de garantir l’identité des parties concernées et l’intégrité des documents signés. Elle est fréquemment utilisée pour les factures électroniques, contrats de travail ou d’assurance vie. Elle doit tout de même répondre aux exigences de la norme eIDAS (le cadre européen en matière d’identification électronique).
- Le troisième niveau est la signature électronique qualifiée. C’est la seule ayant la même valeur juridique que la signature manuscrite. Pour la mettre en place, il faut posséder un certificat et un dispositif de création de signature électronique.
Vous pouvez maintenant vous lancer dans les recherches d’un outil adapté. Il y a de nombreux prestataires qui proposent ces processus de signature. Certains peuvent même s’adapter aux outils numériques que vous utilisez déjà.
