Santé au travail : ce que le dirigeant doit savoir sur le dossier médical
Un dirigeant n'a pas accès au dossier médical de ses salariés. C'est le premier point à comprendre. Pourtant, ce document, créé dès la première visite médicale après l'embauche, concentre des données qui concernent directement l'entreprise : postes occupés, risques professionnels, mesures de prévention. La loi du 2 août 2021 et le décret du 15 novembre 2022 en ont précisé le contenu, la traçabilité et les conditions de transmission. Voici ce que vous devez savoir pour ne pas commettre d'erreur.
Qui constitue le dossier médical en santé au travail ?
Le dossier médical en santé au travail (DMST) est créé par le service de prévention et de santé au travail, sous format numérique sécurisé. Il concerne tout travailleur bénéficiant d'un suivi individuel. Plusieurs professionnels peuvent l'alimenter : le médecin du travail, un collaborateur médecin en formation, un interne en médecine du travail, un infirmier du travail. Un intervenant en prévention des risques professionnels ou un assistant de service peuvent aussi y contribuer, mais uniquement sur délégation du médecin du travail et sous sa responsabilité.
Le traitement des données est placé sous la responsabilité du service de prévention et de santé au travail, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Que contient exactement le dossier ?
Le DMST ne se limite pas à des informations médicales. Il regroupe plusieurs catégories de données, toutes utiles pour assurer la prévention et le suivi.
Données administratives et d'identification
- Identité du salarié, incluant l'identifiant national de santé
- Données médico-administratives nécessaires à la coordination de la prise en charge
- Identification de l'entreprise et du poste
Données sur les risques professionnels
- Postes occupés successivement
- Risques actuels ou passés auxquels le travailleur est exposé
- Mesures de prévention mises en place
- Attestation d'exposition le cas échéant
Données personnelles de santé
- Informations recueillies lors des visites et examens
- Antécédents personnels
- Correspondances entre professionnels de santé pour la continuité de la prise en charge
- Avis et propositions du médecin du travail (adaptation du poste, mesures individuelles)
Le dossier conserve la trace de chaque action avec la date, l'heure et l'identité de l'auteur. Une traçabilité complète est obligatoire.
Qui peut consulter le dossier médical en santé au travail ?
La question est sensible. L'accès est strictement encadré par l'article R. 4624-45-8 du code du travail.
| Personne autorisée | Conditions |
|---|---|
| Le salarié lui-même | Accès direct ou via le médecin de son choix |
| Le médecin traitant | Accès possible |
| Les ayants droit (en cas de décès) | Uniquement pour connaître les causes de la mort, faire valoir un droit ou défendre la mémoire du défunt |
| L'employeur | Aucun accès direct au dossier médical |
Le salarié peut demander une copie de son dossier. Le médecin du travail transmet une copie, pas l'original. Des frais de photocopie peuvent être demandés au salarié.
Le secret médical : une règle absolue pour le médecin du travail
Le médecin du travail est tenu au secret médical, comme tout médecin. La violation de ce secret engage sa responsabilité pénale, civile et ordinale. La Cour de cassation rappelle que ce secret est général et absolu : aucune dérogation sans texte de loi.
Le médecin doit communiquer avec l'employeur pour remplir sa mission de prévention, mais sans révéler d'informations médicales. Il peut par exemple recommander un aménagement de poste sans préciser la pathologie. Cette indépendance, garantie par la loi, permet d'établir une relation de confiance avec les salariés.
Les seules dérogations légales
- Rédaction de certificats en cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle
- Devoir d'information du salarié sur les risques professionnels
- Signalement d'une situation représentant un risque pour les conditions de travail
Attention : le médecin du travail est aussi tenu au secret de fabrique. Il ne peut révéler les procédés d'exploitation dont il aurait connaissance. La violation est punie d'un an d'emprisonnement et de 15 000 euros d'amende.
Conservation et hébergement du dossier
Le DMST est conservé soit dans le service de prévention et de santé au travail qui a recueilli les informations, soit chez un hébergeur agréé. La confidentialité et le respect du secret médical sont garantis dans les deux cas.
Le dossier suit le salarié tout au long de son parcours professionnel. Il peut être complété à chaque nouvelle visite ou examen.
Ce que le dirigeant doit retenir
Vous n'avez pas accès au dossier médical de vos salariés. Ce n'est pas une contrainte, c'est une protection : elle garantit la confidentialité des données de santé et préserve la relation de confiance avec le médecin du travail. Si vous avez besoin d'informations pour adapter un poste ou améliorer les conditions de travail, le médecin du travail peut vous faire des recommandations sans entrer dans le détail médical. Sollicitez-le directement, en respectant son indépendance. C'est la seule manière d'agir dans le cadre légal et de protéger à la fois vos salariés et votre entreprise.
