L’on assiste, depuis maintenant une dizaine d’années, à un processus de dématérialisation numérique des entreprises. Cela consiste à faire usage de nouveaux outils informatiques afin d’améliorer la gestion et la productivité de son entreprise. Cependant, la dématérialisation en entreprise ne se fait pas du jour au lendemain. Cela requiert une solide organisation qui permettra de mener à terme le processus de dématérialisation et de remplir ses objectifs. Retour sur l’organisation de sa transition numérique en entreprise.
Faire le point sur ses besoins
La première étape d’une transition numérique en entreprise consiste à faire le point sur ses besoins en matière de dématérialisation. En effet, toutes les entreprises n’expriment pas forcément les mêmes besoins vis-à-vis de la transition numérique.
Pour cela, il est indispensable de faire le point sur ses besoins afin d’identifier avec précision les domaines dans lesquels il faudra effectuer des tâches de dématérialisation. Cette première étape permet alors d’identifier les solutions GED (gestion électronique des documents) dont vous aurez besoin ainsi que le budget que vous devrez allouer à la mise en place du processus de dématérialisation.
Faire le point sur ses obligations légales
Aujourd’hui, toutes les entreprises ne sont pas confrontées aux mêmes obligations légales en matière de transition numérique. En effet, depuis maintenant plusieurs années, certaines lois obligent certaines entreprises à mettre en place certaines solutions de dématérialisation de documents, comme les factures, les lettres recommandées électroniques, etc…
C’est notamment le cas de la dématérialisation des factures. Aujourd’hui, la très grande majorité des entreprises doivent pouvoir être en mesure de générer des factures électroniques. Faire le point sur cela vous permettra alors d’identifier vos obligations en matière de dématérialisation des documents et de respecter ces dispositions.
Faire appel à un spécialiste de la dématérialisation des documents
Une fois que vous avez fait le point sur vos besoins ainsi que sur vos obligations légales, vous pourrez amorcer votre transition numérique. Cependant, il est vivement conseillé de s’adresser à un spécialiste de la transition numérique pour mener à bien votre transition numérique.
En effet, la numérisation de nombreux documents et l’installation de logiciels de gestion de documents électroniques peuvent s’avérer particulièrement chronophages et requièrent de nombreuses compétences techniques. Avoir recours à un spécialiste de la transition numérique vous permettra alors de bénéficier de services de qualité et d’accélérer votre transition numérique, tout en vous concentrant sur votre secteur d’activité.
Ainsi, la dématérialisation des documents en entreprise doit être précédée par un véritable état des lieux de ses besoins et de ses obligations légales. Cela vous permettra d’organiser au mieux votre transition numérique et de faire éventuellement appel à un spécialiste en la matière.
