Que vous ayez pour projet d’organiser un séminaire d’entreprise, un salon ou une conférence, la création de cet événement professionnel demande avant toute chose une organisation minutieuse, effectuée à l’avance et maîtrisée de A à Z.
Nous vous livrons trois conseils pour organiser un événement professionnel réussi, qui assurera une image positive et dynamique à votre entreprise !
1- Définir la cible de son événement professionnel
Il s’agit là d’un conseil extrêmement basique, et pourtant ce sera le principal fil conducteur de toute votre organisation. En effet, un événement a toujours un objectif, un intérêt : c’est donc vers lui que tout votre travail doit s’orienter, afin d’assurer une véritable utilité à votre projet.
Penser son événement en songeant à son impact
Organisez votre événement en gardant toujours à l’esprit son objectif : vous augmenterez ainsi ses retombées positives et éviterez de vous disperser de façon inutile. Si vous envisagiez par exemple d’offrir un objet publicitaire personnalisé à chaque participant, mieux vaut savoir précisément qui vous inviterez avant de commander vos goodies !
En effet, il est presque certain que vous n’offrirez pas le même produit à un employé et à un client, puisque le rapport que vous entretenez à leur égard diffère.
Les questions à se poser pour définir sa cible et ses besoins
Pour organiser efficacement votre événement professionnel, vous devrez pouvoir répondre aux questions suivantes :
- Quelles sont les personnes que je souhaite atteindre ?
Vos clients, des partenaires commerciaux ou vos employés peut-être ? À moins que vous ne visiez la presse ou de futurs collaborateurs ?
Vous pouvez cibler plusieurs catégories, à condition que votre message global reste cohérent.
- Quel est l’objectif de cet événement ? Quel message peut le résumer ?
Avez-vous dans l’idée de remercier vos employés pour les bons résultats de l’entreprise ? De renforcer la cohésion professionnelle ? Ou souhaitez-vous attirer de nouveaux collaborateurs, et donc présenter un message plus « séducteur » ?
À moins que l’objectif soit plus promotionnel, pour fêter les 10 ans de l’entreprise par exemple ou la sortie d’un nouveau produit ?
- Ai-je envie de faire participer mes invités à une activité ou sont-ils là en tant que « spectateurs » ?
L’impact de l’événement sur vos invités, l’idée qu’ils s’en font ne sera pas la même s’ils en sont eux-mêmes acteurs : vous marquerez sans doute plus les esprits et réussirez à présenter une image originale de votre société.
Cela dépendra cependant de l’objectif global de votre événement. Si vous souhaitez « séduire », rendre vos invités actifs est une bonne idée.
Mais si vous voulez « instruire » – en présentant votre nouveau produit par exemple – un cadre plus conventionnel, où vous conviez vos invités à vous écouter, sera en revanche plus conseillé.
2- Organiser minutieusement son événement professionnel
Un événement professionnel, même jugé « mineur » – comme un petit-déjeuner d’entreprise ou une conférence d’une heure – ne peut pas être organisé au dernier moment.
Négliger le travail à effectuer en amont du jour J, c’est assurément courir au-devant d’une foule de tracas… Ce qui n’est pas, on en conviendra, le meilleur moyen de marquer positivement les esprits !
Voici les 4 étapes principales à suivre pour une organisation aux petits oignons :
I- Donner un nom à son événement
« Présentation du modèle 2.0 de notre produit phare », « Séminaire pour les 5 ans de l’entreprise », « Petit-déjeuner professionnel » … Même si le nom n’apparait pas en fin de compte sur vos invitations, il vous sera tout de même bien pratique durant la phase d’organisation, tout simplement pour désigner votre événement !
Il doit définir clairement l’objectif visé.
II- Choisir un lieu, une date et un horaire précis
À définir le plus tôt possible, afin d’éviter la panique de dernière minute pour trouver un espace à louer… Vos invités doivent également connaître la date de votre événement longtemps à l’avance, afin de pouvoir s’organiser en fonction.
Vous devrez bien entendu effectuer un rappel environ une semaine avant le jour J et la veille, avec des indications détaillées pour se rendre facilement au lieu du rendez-vous.
III- Faire appel à des prestataires
Besoin d’un photographe, d’un traiteur ou encore d’un vigile ? Vous devrez comparer les offres disponibles sur le marché, effectuer des devis et réserver les services de ces professionnels à l’avance.
Si vous souhaitez décorer votre lieu de réception de manière spécifique ou distribuer des produits publicitaires, commandez votre matériel tôt ! Il serait réellement dommage de recevoir vos tours de cou personnalisés (dont vous trouverez une sélection en cliquant ici) deux jours après votre événement…
IV- Planifier avec soin le déroulé de la journée
L’organisation de votre événement doit être réglé comme du papier à musique, tout doit s’enchaîner avec fluidité. Vous devrez agir à la manière d’un véritable chef d’orchestre et enchainer les étapes le jour J le plus naturellement possible, sans moment de flottement. Dans le cas contraire, l’attention de vos invités risquerait de faiblir… Ce qui doit à tout prix être évité, au risque que les résultats de votre événement se trouvent diminués !
Il n’est donc pas inutile de réfléchir à une solution en cas de scénario catastrophe : en somme, mieux vaut toujours avoir un plan B, même bancal, à mettre en place en cas de problème, plutôt que de se retrouver complètement démuni !
3- Mettre en avant l’humain lors de son événement
Nul besoin d’un budget énorme ou d’un concept incroyablement original pour réaliser un événement réussi. Une bonne organisation et surtout une bonne communication sont déjà l’assurance de parvenir à toucher et marquer sa cible.
Créer un réseau et des connexions
Un événement professionnel, c’est avant tout l’occasion de mettre en avant l’humain, de réaliser des rencontres. Ainsi, un petit imprévu ne sera pas véritablement problématique, du moment que vous le gérez tranquillement, avec un trait d’humour.
Vous aurez l’occasion, au cours de votre événement, de mettre en relation divers professionnels entre eux, ou de vous-même profiter de ce réseau de connaissances. Alors, plus que le choix des petits fours, c’est surtout votre attitude ce jour-là qui sera décisive.
C’est pourquoi l’organisation est si importante… Vous devez avoir le temps de nouer des relations, d’accueillir convenablement vos invités et non pas être occupé à courir en tous sens !
Réaliser un compte rendu de son événement
Votre travail ne s’arrêtera pas une fois le dernier gobelet réutilisable publicitaire distribué ! Écrivez un petit texte résumant cette journée, agrémentez-le de photographies et envoyez-le aux participants de l’événement. Vous en rappellerez ainsi les étapes marquantes, referez passer votre message une dernière fois et surtout, vous pourrez remercier les destinataires de leur présence !
Ceci permettra certes de vous rappeler à leur bon souvenir, mais surtout de mettre en avant auprès de vos invités leur propre importance : sans eux l’événement n’aurait eu, bien entendu, aucun intérêt !
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Vous avez maintenant toutes les clés en main pour organiser un événement réussi, qui marquera durablement les esprits !
